Welche Geschäftsprozesse digitalisieren zuerst? 6 übersehene Kriterien
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Die Antwort auf die Frage „Welche Geschäftsprozesse digitalisieren zuerst?“ entscheidet oft über den Ausgang des ganzen Vorhabens. Viele Betriebe starten mit dem Prozess, der am meisten stört, und scheitern dann an fehlender Vorarbeit. Besser ist eine Reihenfolge, die auf Abhängigkeiten, Datenlage und Risiko beruht. Die sechs Kriterien unten helfen Ihnen, diese Reihenfolge ohne Technikwissen festzulegen.
Warum der lauteste Prozess ein schlechter Maßstab ist
Der größte Ärger liegt selten dort, wo die Digitalisierung am meisten bringt. Ein lästiger Prozess am Rand des Betriebs lässt sich schnell beschreiben, hängt aber oft an Daten, die woanders entstehen. Digitalisieren Sie ihn zuerst, tippen Sie die Eingaben weiter von Hand ein. Das Ergebnis wirkt modern, spart aber wenig.
Der Leitfaden des Bitkom-Arbeitskreises Digitale Geschäftsprozesse beschreibt die Digitalisierung als schleichenden Prozess mit viel ungenutztem Potenzial. Er legt den Fokus bewusst auf Management-Aufgaben statt auf technische Details. Genau dort liegt auch die Reihenfolge-Frage, denn sie ist eine Führungsentscheidung und keine IT-Entscheidung. Der Leitfaden stammt aus dem Jahr 2018, prüfen Sie Einzelheiten daher immer gegen Ihre heutige Lage.
Welche Geschäftsprozesse digitalisieren zuerst? Die sechs Kriterien
1. Der Prozess liefert Daten für andere Abläufe
Beginnen Sie dort, wo Informationen zum ersten Mal im Betrieb auftauchen. Das sind meist Anfrage, Auftrag, Bestellung oder Zeiterfassung. Sind diese Daten sauber und digital erfasst, profitieren alle folgenden Schritte davon, etwa Angebot, Rechnung und Auswertung. Ein Prozess am Ende der Kette nützt dagegen nur, wenn die Eingaben davor stimmen.
2. Mitarbeiter tippen dieselben Daten mehrfach ab
Medienbrüche sind das deutlichste Warnsignal. Überträgt jemand eine Information aus einer E-Mail in eine Tabelle und danach ins Buchhaltungssystem, entstehen Fehler und Wartezeiten. Fragen Sie Ihr Team, wie oft eine Angabe pro Vorgang neu eingegeben wird. Je öfter das passiert, desto früher gehört der Prozess auf Ihre Liste.
3. Der Ablauf ist bereits standardisiert
Ein Prozess, den jeder Mitarbeiter anders erledigt, ist noch nicht reif. Digitalisieren Sie ihn jetzt, zementieren Sie das Durcheinander in Software. Legen Sie deshalb zuerst fest, welche Schritte, Zuständigkeiten und Ausnahmen gelten. Standardisieren, digitalisieren, dann automatisieren: Diese Reihenfolge spart teure Umbauten.
4. Es gibt hohe Wiederholung und einen klaren Verantwortlichen
Prozesse, die täglich oder wöchentlich laufen, zeigen ihre Wirkung schnell. Ebenso wichtig ist eine Person, die den Ablauf kennt und Entscheidungen trifft. Ohne sie stockt jedes Projekt bei der ersten Rückfrage. Ein seltener Vorgang mit vielen Beteiligten eignet sich deshalb schlecht als Auftakt, auch wenn jeder Durchlauf viel Aufwand verursacht.
5. Fehler sind verkraftbar und rückholbar
Für den ersten Prozess brauchen Sie ein Umfeld, in dem ein Fehler nicht gleich Kunden oder Bilanz trifft. Eine interne Urlaubsfreigabe verzeiht mehr als die Lohnabrechnung. Am ersten Projekt lernen Sie außerdem, wie Ihr Team auf neue Abläufe reagiert. Planen Sie darum einen Rückweg ein, zum Beispiel den alten Ablauf für eine begrenzte Zeit parallel.
6. Datenlage und Datenschutz sind geklärt
Prüfen Sie, welche Daten ein Prozess berührt. Personenbezogene Daten wie Kundenkontakte oder Mitarbeiterdaten fallen unter die DSGVO, was die Auswahl und das Hosting von Werkzeugen beeinflusst. Wer später KI einsetzen will, braucht zudem Daten, die vollständig, einheitlich und auffindbar sind. Was für Ihren Fall gilt, bestätigen Ihr Datenschutzbeauftragter oder eine Fachanwältin, denn Kosten und Eignung unterscheiden sich je nach Betrieb.
Was Sie bewusst nicht zuerst angehen
Genauso wichtig wie die Auswahl ist der Verzicht. Manche Prozesse sehen verlockend aus, verursachen aber früh Reibung. Die folgenden Kandidaten verschieben Sie besser auf eine spätere Runde.
- Abläufe im Umbruch, etwa nach einer Reorganisation oder einem neuen Produkt
- Vorgänge mit vielen Ausnahmen, die nur eine Person im Kopf hat
- Kernleistungen, bei denen ein Fehler sofort Kunden betrifft
- Prozesse ohne Verantwortlichen
Die Rechnung dahinter ist einfach. Ein verfrühtes Projekt kostet Zeit und Vertrauen im Team, und beides fehlt beim nächsten Anlauf. Passt keine Standardsoftware zu einem besonderen Ablauf, kann Individualsoftware später eine Option sein. Beispiele für maßgeschneiderte Unternehmenssoftware zeigen, wie das aussieht, und der Vergleich von Branchensoftware und Individualsoftware hilft bei der Abwägung.
Von der digitalen Basis zu Automatisierung und KI
Digitalisierung ist die Vorstufe, nicht das Ziel. Läuft ein Prozess sauber digital, lassen sich wiederkehrende Schritte automatisieren, etwa Weiterleitungen, Erinnerungen oder das Vorsortieren von Anfragen. KI-Assistenten und Agenten sind erst danach sinnvoll, weil sie auf verlässlichen Daten und klaren Regeln aufbauen. Für diesen Schritt steht KI-Entwicklung und Automatisierung von Xerx bereit.
Ein Pilot mit einem einzigen Prozess liefert Ihnen die Entscheidungsgrundlage. Messen Sie vorher, wie lange der Ablauf dauert und wie oft Fehler auftreten, damit Sie danach vergleichen können. Erst mit diesen Zahlen rechnen Sie den Nutzen belastbar aus, und erst dann lohnt sich die Entscheidung für den Rollout.
Nehmen Sie sich diese Woche Ihre drei lautesten Prozesse vor und bewerten Sie jeden nach den sechs Kriterien. Dann sehen Sie schwarz auf weiß, welche Geschäftsprozesse Sie zuerst digitalisieren sollten. Der Gewinner ist selten der Prozess, über den im Büro am meisten geklagt wird.
Nächste Schritte
- Prozesse sammeln: Listen Sie mit Ihrem Team alle wiederkehrenden Abläufe auf, die Sie digitalisieren könnten, und benennen Sie für jeden einen Verantwortlichen.
- Datenfluss skizzieren: Zeichnen Sie auf, welcher Prozess Daten für welchen anderen liefert, und markieren Sie jede Stelle, an der jemand Daten von Hand überträgt.
- Kriterien bewerten: Bewerten Sie jeden Prozess nach den sechs Kriterien und halten Sie fest, wo Standardisierung noch fehlt.
- Datenschutz klären: Lassen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Fachanwältin prüfen, welche personenbezogenen Daten betroffen sind.
- Pilot festlegen: Wählen Sie einen Prozess mit tragbarem Risiko, messen Sie Dauer und Fehlerquote vorab und planen Sie einen Rückweg ein.
Häufige Fragen
Womit sollte ein KMU bei der Digitalisierung anfangen?
Mit einem Prozess, der Daten für andere Abläufe liefert, regelmäßig läuft und einen klaren Verantwortlichen hat. Fehler sollten dort verkraftbar sein, damit Ihr Team ohne großes Risiko lernen kann.
Muss ich einen Prozess erst standardisieren, bevor ich ihn digitalisiere?
Ja, in der Regel. Läuft ein Ablauf bei jedem Mitarbeiter anders, überträgt die Software dieses Durcheinander nur in ein neues Werkzeug. Legen Sie zuerst Schritte, Zuständigkeiten und Ausnahmen fest.
Wann kommt KI ins Spiel?
Nach der digitalen Erfassung und einer ersten Automatisierung. KI-Assistenten und Agenten brauchen verlässliche, auffindbare Daten und klare Regeln, sonst liefern sie unzuverlässige Ergebnisse.
Was kostet die Digitalisierung eines Geschäftsprozesses?
Das hängt von Umfang, Datenlage und gewählten Werkzeugen ab, eine seriöse Zahl ohne Kenntnis Ihres Prozesses gibt es nicht. Holen Sie für einen klar abgegrenzten Pilot konkrete Angebote ein und vergleichen Sie sie mit Ihren gemessenen Ausgangswerten.