Wer Beispiele für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sucht, findet meist Definitionen und Studienpläne, aber selten Betriebe, die sich mit dem eigenen vergleichen lassen. Dabei hilft ein Beispiel nur, wenn Sie verstehen, warum es funktioniert hat. Dieser Beitrag zeigt fünf reale Fälle aus dem Mittelstand und erklärt, welche Vorarbeit dahintersteckt. Am Ende wissen Sie, welchen Prozess Sie zuerst prüfen.
Ein Geschäftsprozess ist laut dem Arbeitskreis Digitale Geschäftsprozesse des Bitkom eine funktionsüberschreitende Abfolge wertschöpfender Tätigkeiten. Er dient einem Ziel, und sein Ergebnis ist die Eingabe des nächsten Prozesses. Daraus folgt eine klare Bedingung: Nur wenn ein Prozess transparent, sinnvoll und zweckmäßig ist, kommen die Vorteile der digitalen Version zum Tragen. Ein unklarer Ablauf wird durch Software also nicht besser, sondern nur schneller unklar.
Der Bitkom führt dazu auch ein Reifegradmodell für digitale Prozesse. Der Begriff passt zur Praxis, denn Digitalisierung verläuft in Stufen. Sie ersetzen nicht an einem Tag Papier durch Software, sondern räumen Schritt für Schritt Hürden aus dem Weg.
Die Referenzprojekte des WERNER-Netzwerks am DFKI stammen aus Handwerk und Fertigung. Die folgende Übersicht fasst fünf davon zusammen und zeigt, wie verschieden der erste Schritt ausfallen kann.
| Betrieb | Prozess | Digitaler Schritt |
|---|---|---|
| Dachdeckerhandwerk | Projektplanung, Durchführung, Kundenkommunikation | Prozessplattform gegen System- und Medienbrüche |
| Günter Effgen GmbH | Auftragsabwicklung | Systeme von Konstruktion, Arbeitsvorbereitung und Qualitätssicherung vernetzt |
| Bäckerei Fickenscher | Personaleinsatzplanung | Schichten, Urlaub, Zeiterfassung und Zuschläge digital und automatisiert |
| Sundwiger Drehtechnik GmbH | Angebotskalkulation | Betriebsdaten in einer SQL-Datenbank, Datenhoheit im Unternehmen |
| Helmut Meeth GmbH & Co. KG | Prüfung von Fensterglas | KI-basiertes optisches Prüfverfahren |
Auffällig ist, dass die Beschreibungen mit einem Ablauf beginnen und nicht mit einem Werkzeug. Im Dachdeckerhandwerk folgen Planung, Durchführung und Kundenkommunikation oft ähnlichen Schemata, doch kaum ein Betrieb hat sie als Prozessmodell festgehalten. Genau dort setzt eine Prozessplattform an. Bei Effgen liefert die Vernetzung der Systeme laut Projektbeschreibung mehr Transparenz und weniger Fehler, sodass die Mitarbeiter Zeit für wichtigere Aufgaben gewinnen.
Zwei Fälle zeigen eine andere Motivation. Die Sundwiger Drehtechnik will mit der Datenbank betriebliches Know-how stärker personenunabhängig sichern. Intercus wiederum muss die sogenannten UDI-Anforderungen für Medizinprodukte erfüllen. Im ersten Fall treibt also die Wissenssicherung die Digitalisierung, im zweiten die Regulierung.
Die Antwort liegt weniger in der Branche als in den Brüchen. Laut dem Praxisbeispiel zur Qualitätsmaximierung im WERNER-Netzwerk des DFKI verhindern zu viele System- und Medienbrüche oft die schnelle Digitalisierung. Ein Medienbruch entsteht, wenn ein Vorgang das Medium wechselt, etwa von der E-Mail in die Tabelle und von dort ins Fachsystem. Jeder Wechsel kostet Zeit und erzeugt Fehlerquellen, weil jemand Daten abtippt oder abgleicht.
Zählen Sie deshalb vor jeder Auswahl die Brüche in einem Prozess. Vier Fragen genügen:
Der Prozess mit den meisten Brüchen, klaren Regeln und hoher Wiederholung eignet sich meist als Erstes. Das ist eine Faustregel, kein Gesetz, denn ein seltener, aber teurer Fehler kann wichtiger sein als ein häufiger, harmloser. Was die Umsetzung kostet, hängt vom Prozess und von Ihren vorhandenen Systemen ab. Fordern Sie deshalb bei einem Anbieter eine Schätzung auf Basis Ihrer Prozessskizze an.
Ein Prozess, den niemand beschreiben kann, lässt sich auch nicht digitalisieren.
Nicht jede Digitalisierung braucht KI. Datenbank, Prozessplattform und vernetzte Systeme lösen viele Fälle, und in der Übersicht oben kommen vier davon ohne KI aus. KI wird interessant, wenn ein Schritt Urteile verlangt, die sich schwer in feste Regeln fassen lassen, wie die optische Prüfung von Fensterglas. Wie Sie solche Kandidaten sortieren, beschreibt unser Beitrag dazu, welche Prozesse sich für KI-Automatisierung wirklich lohnen.
KPMG beschreibt im Beitrag bei Handelsblatt Live zu generativer KI ein Beispiel aus der Fertigung: eine KI-gestützte optische Qualitätskontrolle für individuell gefertigte Einspritzkomponenten. Wegen der vielen Produktvarianten ließ sie sich bislang nicht digital prüfen. Reine KI erkannte laut KPMG die Zusammenhänge zwischen Varianten und Fehlern nicht allein. Generative KI erzeugt dagegen synthetische Daten, die den statistischen Eigenschaften der echten Daten entsprechen. Unter allen Beispielen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist das der anspruchsvollste Fall, weil er verfügbare Produkt- und Produktionsdaten voraussetzt.
Der Beitrag nennt außerdem eine Folge, die Unternehmer leicht übersehen: die steuerliche Seite. In einem Konzern gilt es, Entwicklungskosten zu dokumentieren und eine angemessene Lizenzgebühr zwischen den Werken zu bestimmen. Die Steuerabteilung erfährt von solchen Projekten laut KPMG oft zu spät. Betreiben Sie mehrere Gesellschaften oder Standorte, binden Sie Ihren Steuerberater früh ein, denn die Antwort hängt vom Einzelfall ab.
Ob Standardsoftware reicht oder eine Eigenentwicklung nötig wird, entscheidet sich an Ihren Abläufen. Individualsoftware-Beispiele mit den Vertragsfragen dahinter helfen bei dieser Abwägung. Für KI-Agenten, LLM-Integrationen und Workflow-Automatisierung finden Sie bei KI-Entwicklung und Automatisierung von Xerx einen Partner in Innsbruck, der solche Projekte für Startups und KMU umsetzt.
Beispiele zeigen das Ergebnis, selten den Aufwand. McKinsey nennt in seiner Studie zum digitalen Wirtschaftswunder etwa die digitale Transformation der Bundesagentur für Arbeit und des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge. Solche Vorhaben haben eine andere Größe als ein kleiner Betrieb, daher übertragen sich ihre Lehren nur teilweise.
Prüfen Sie Beispiele für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen immer mit drei Fragen: Welcher Ablauf war vorher unklar, wer pflegt die Daten, und wer betreibt die Lösung heute? Wer diese Fragen für das eigene Vorhaben beantworten kann, hat die halbe Vorbereitung erledigt. Beginnen Sie diese Woche mit einem einzigen Prozess, und markieren Sie auf einem Blatt jeden Punkt, an dem Daten das Medium wechseln.
Das WERNER-Netzwerk des DFKI beschreibt eine Bäckerei, die ihre Personaleinsatzplanung digitalisiert hat. Schichten, Urlaubsanträge, Zeiterfassung und Zuschlagberechnung laufen dort digital und automatisiert.
Nein. Vernetzte Systeme, eine Datenbank oder eine Prozessplattform lösen viele Fälle. KI lohnt sich vor allem bei Schritten, die Urteile verlangen, etwa bei der optischen Prüfung.
Beginnen Sie mit einem Prozess, der viele Medienbrüche, klare Regeln und häufige Wiederholung hat. Skizzieren Sie ihn zuerst, denn nur ein verstandener Ablauf lässt sich sinnvoll digitalisieren.
Eine pauschale Zahl wäre unseriös, weil der Aufwand vom Prozess, Ihren Systemen und Ihrer Datenlage abhängt. Lassen Sie sich von einem Anbieter eine Schätzung auf Basis Ihrer Prozessskizze geben.
