Beispiele für Individualsoftware finden Sie schnell, doch eine Liste allein beantwortet Ihre eigentliche Frage nicht: Passt so etwas zu Ihrem Betrieb, und rechnet es sich? Dieser Beitrag zeigt typische Einsatzfelder aus der Praxis. Außerdem erhalten Sie ein Prüfraster, mit dem Sie jedes Beispiel auf Ihre Lage übertragen. Das erspart Ihnen Fehlentscheidungen, bevor ein Angebot auf dem Tisch liegt.
Eine Vorbemerkung gehört dazu. Eberhard Wolff schreibt in einem heise-Blog über den Wert von Festpreisprojekten, Individualsoftware sei immer teuer und deshalb auch riskant, weil speziell angepasste Software entsteht. Das spricht nicht gegen Maßarbeit. Es erklärt aber, warum der Nutzen im Vordergrund stehen muss und nicht allein der Preis.
Maßgeschneiderte Software lohnt sich vor allem dort, wo ein Ablauf Ihr Geschäft prägt und Standardprodukte ihn nur mit Verbiegen abbilden. Die gängigen Beispiele für Individualsoftware lassen sich in wenige Gruppen ordnen. Welche davon für Sie zählt, hängt weniger von der Branche ab als vom Prozess dahinter.
Ein Beispiel aus der Abrechnung liefert t3n in einem Beitrag zu Blockchain und Datenbanken: Clearing-Prozesse laufen demnach häufig aufwendig über Individualsoftware oder die Integration entsprechender Netzwerke. Die Schwierigkeit liegt darin, die Datenformate und Protokolle der Teilnehmer zusammenzubringen. Hier zeigt sich ein Muster, denn je mehr fremde Systeme im Spiel sind, desto weniger passt ein fertiges Produkt von der Stange. Weitere Praxisfälle finden Sie in unserer Übersicht zu maßgeschneiderter Business-Software mit Beispielen.
Fragen Sie bei jedem Beispiel zuerst nach dem Wert, nicht nach dem Preis. Wolff beobachtet, dass oft unklar bleibt, welchen Wert ein Projekt liefern soll und wie man ihn misst. Außerdem verweist er auf Forschung, nach der die Erfolgsrate solcher Projekte bei etwa 30 Prozent liegt. Eine klare Zielgröße verbessert deshalb Ihre Ausgangslage.
Das billigste Feature ist das, was Sie gar nicht bauen.
Der Wertcheck besteht aus vier Fragen. Erstens: Welche Kennzahl soll sich ändern, zum Beispiel die Bearbeitungszeit je Auftrag oder die Fehlerquote? Zweitens: Deckt ein Standardprodukt mindestens den Großteil Ihrer Anforderungen? Drittens: Unterscheidet dieser Prozess Sie vom Wettbewerb? Viertens: Wer im Haus verantwortet die Software nach dem Start, und wer pflegt sie?
| Beispiel | Messgröße als Wertmaßstab | Standardalternative zuerst prüfen? |
|---|---|---|
| Außendienst-Web-App | Zeit bis zur fertigen Dokumentation, Fehler bei Aufträgen | Ja, wenn Ihre Berichte branchenüblich sind |
| Händlerportal | Anteil der Bestellungen ohne Rückfrage | Ja, vor allem Shop-Systeme mit Händlerfunktionen ansehen |
| Auftragsmanagement | Durchlaufzeit von Anfrage bis Rechnung | Ja bei Standardprozessen, Maßarbeit bei Sonderfällen |
| Abrechnungs- oder Schnittstellensystem | Manueller Aufwand und Fehlerquote bei der Datenübergabe | Oft nein, wenn viele Formate zusammenkommen |
| Ablösung eines Altsystems | Betriebssicherheit plus neue Möglichkeiten | Selten, wenn der alte Prozess sehr speziell ist |
Ein Gedankenspiel zum Händlerportal macht den Check greifbar. Ihre Wiederverkäufer bestellen heute per Telefon und E-Mail, und die Messgröße wäre der Anteil der Bestellungen ohne Rückfrage. Prüfen Sie zuerst, ob ein Shop-System Ihre Preise und Freigaben abbildet. Fehlt dort die Logik Ihrer Staffeln oder Verträge, spricht das für Maßarbeit. Deckt Standard den Kern, genügt vielleicht eine kleine Erweiterung.
Dazu kommt ein zweiter Gedanke von Wolff: Streichen Sie früh alles, was keine Kennzahl bewegt. Das senkt den Preis und kann zugleich die Erfolgschance des Projekts erhöhen. Wie Sie den Umfang eingrenzen, beschreibt unser Beitrag zu den Kosten einer individuellen MVP-Entwicklung.
Für viele Aufgaben bleibt Standardsoftware die vernünftige Wahl. Die Computerwoche hielt schon 1992 fest, dass sich das Preis-Leistungs-Verhältnis von Standardsoftware für viele Anwendungen kaum unterbieten lasse. Entwicklungszeit und Kosten seien außerdem vergleichsweise gut kalkulierbar. Bei Buchhaltung oder Zeiterfassung unterscheidet Sie kaum ein Prozess vom Wettbewerb, also zahlen Sie bei Maßarbeit für Eigenheiten, die Ihnen nichts bringen.
Die Wahl lautet selten nur Standard oder Individual. Tilman Gerhardt beschrieb in der Computerwoche, wie schwer sich beide Welten trennen lassen: Standardsoftware muss teils so stark angepasst werden, dass man sie auch als Individualsoftware einordnen könnte. Er stellte eine 130-Prozent-Lösung, die zu viele Funktionen mitbringt und beschnitten wird, einer 70-Prozent-Basis gegenüber. Diese Basis ergänzen Sie gezielt um eigene Funktionen.
Der Text ist alt, doch die Logik trägt noch. Eine Basis mit definierten Schnittstellen kann ein guter Kompromiss sein, wenn die Entscheidung nicht eindeutig ausfällt. Gerhardt warnt allerdings, dass eine solche Basis ähnliche Entwicklungsrisiken birgt wie Individualsoftware. Kalkulierbarkeit und Datensicherheit sinken außerdem tendenziell. Prüfen Sie daher, wie die Ergänzungen entstehen und wer die Schnittstellen pflegt.
Ein Beispiel ist nur so gut wie sein Leben nach dem Start. Klären Sie im Vertrag, wem die Software gehört, welche Nutzungsrechte Sie haben und ob Sie Quellcode und Dokumentation erhalten. Planen Sie zudem Wartung ein, denn bei Maßarbeit tragen Sie den Betrieb mit. Haftung und Risikoverteilung sind Vertragsthemen, und auch der Bitkom hat dazu eine Stellungnahme zur Haftung bei Individualsoftware veröffentlicht. Die konkrete Gestaltung sollte ein Anwalt für IT-Recht prüfen.
Besonders heikel ist die Ablösung alter Systeme. Wolff nennt als Beispiel eine rein technische Aktualisierung ohne neue Funktionen, bei der Standardsoftware mit den komplexen Prozessen des alten Systems oft nicht zurechtkommt. Nutzen Sie den Neubau dann zugleich für Prozessverbesserungen, damit er Wert schafft. Welche Wege es gibt, zeigt unser Leitfaden zu Strategien der Software-Modernisierung.
Wenn Sie einen konkreten Fall prüfen möchten, hilft ein Gespräch mit einem Studio, das Standardlösungen mitdenkt. Individualsoftware und Web-Apps von Xerx sind ein Beispiel für ein solches Angebot, bei dem Sie Aufwand und Nutzen gemeinsam einordnen. Bringen Sie dafür Ihren Prozess, Ihre Kennzahl und die geprüften Standardalternativen mit. Ob sich ein Vorhaben lohnt, bleibt eine Einzelfallfrage, denn Kosten und Eignung unterscheiden sich von Projekt zu Projekt.
Individualsoftware ist Software, die für die Anforderungen eines bestimmten Unternehmens entwickelt wird, statt ein fertiges Produkt für viele Kunden zu sein. Die Grenze zu Standardsoftware ist fließend, weil auch Standardprodukte oft stark angepasst werden.
Häufig sind Web-Apps für den Außendienst, Händler- und Kundenportale, Anfrage- und Auftragsmanagement, Support-Portale, branchenspezifische ERP-Lösungen sowie Schnittstellen- und Abrechnungssysteme.
Eine pauschale Zahl wäre unseriös, denn der Preis hängt von Umfang, Komplexität und Schnittstellen ab. Eberhard Wolff weist darauf hin, dass speziell angepasste Software immer teuer ist. Holen Sie deshalb Schätzungen für einen klar abgegrenzten Umfang ein und vergleichen Sie sie mit dem erwarteten Nutzen.
Das regelt der Vertrag. Klären Sie Nutzungsrechte, Weitergabe, Quellcode und Dokumentation vorab schriftlich und lassen Sie die Formulierung von einem Anwalt für IT-Recht prüfen.
Standardsoftware passt, wenn Ihr Prozess sich kaum vom Wettbewerb unterscheidet und ein Produkt den Großteil der Anforderungen deckt. Sie ist meist schneller verfügbar und die Kosten lassen sich besser kalkulieren. Maßarbeit lohnt, wenn der Prozess Sie unterscheidet oder viele fremde Systeme anzubinden sind.
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